通常，印刷成本是模糊的，难以用金钱表示，但同时，平均而言，此类成本可达到公司总运营成本的 5%。为此，控制印刷过程的必要性变得越来越明显。
掌握之中
打印控制的一个重要元素包括跟踪每个员工的“打印”活动。这是一个需要大量时间的困难过程，与此相关的领先打印设备制造商提供特殊程序，使您可以跟踪每位员工打印的材料的数量和内容。
这些程序不仅允许在每个设备上进行报告，而且还有助于以最佳方式分配打印设备上的负载。因此，例如，公司现在正在积极实施打印配置文件系统，该系统只允许某些员工使用彩色打印，而那些不需要进行彩色打印的员工将受到限制。使用 ID 卡的打印系统正变得越来越流行。
在这种情况下，用户只有在通过身份验证后，才能通过申请个人卡有 喀麦隆手机号码列表 的进行打印。这样的系统有助于最小化错误打印的发生。除了减少现金成本外，控制和正确优化打印设备的操作还需要节省员工的工作时间。因此，通过协调打印队列，您可以减少打印文档的等待时间，并分配打印本身，以便工作时间成本较高的员工无需排队就可以使用离他较近的设备。
来自肩膀的重量
但是，如果打印设备的数量如此之大以至于根本无法对其进行跟踪怎么办？在这种情况下，制造商提供印刷外包。外包不仅可以降低打印成本，还可以最大限度地减少员工（包括 IT 部门的员工）对流程的参与。
作为这项服务的一部分，印刷设备制造商为公司提供设备，优化现有设备群的运行，安装必要的软件并负责设备的全面维护。除其他好处外，外包使管理人员能够准确规划印刷成本并将其显示在预算中，这通常很难实现。但是，在决定转向外包印刷之前，您应该仔细研究服务市场并认真选择可靠的供应商。
节省细节
通常您可以自行优化办公打印。例如，双面打印，即在一张纸的两面打印文件，最多可节省50%的纸张成本。这种打印方法还可以通过节省存储打印材料的空间或通过使用更少的纸张使员工更容易处理它们来降低无形成本。你可以怀疑双面打印，说有些材料应该只打印一面，但分析好办公流程后，你可以得出这样的少数人的结论。
印刷的另一个同样重要的元素是碳粉。您可以节省油漆，但我们在这里谈论的不是廉价的非原装耗材。在决定削减打印成本时，购买假冒耗材是您最不应该考虑的事情，但注意您的员工使用的字体类型可能会有所帮助。所以，打印文档最流行的字体是Arial，但从节省墨水的角度来看，它的使用并不能说是最合理的。据研究，最经济的字体是 Times New Roman、Calibri 和 Century Gothic。
使用 Times New Roman 可以将碳粉寿命延长 27%，不仅可以降低购买新耗材的成本，而且从长远来看还可以降低能耗。